Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

09 Maj 2018, wyświetleń: 23098,

RODO wchodzi w życie już 25 maja!


 

 

 

 

RODO, jak już podkreślano w poprzednich artykułach nie precyzuje wprost większości rozwiązań, które należy podjąć w celu zabezpieczenia danych osobowych przez administratora danych osobowych. Przepisy stanowią, iż administrator zobowiązany jest wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie danych odbywało się zgodnie z przepisami. Jednym z narzędzi, którego zastosowanie może pomóc administratorowi w odpowiedzi na pytanie jakie „odpowiednie” w jego firmie środki zastosować jest analiza ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane są przetwarzane.

Jednym z nielicznych wyjątków od przyjętej w RODO zasady dużej ogólności zastosowanych sformułowań jest nakazanie przetwarzania danych osobowych wyłącznie na polecenie administratora danych osobowych /art. 29 RODO/. Polecenie administratora jest równoznaczne z upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych.

Administrator danych osobowych może upoważnić do przetwarzania danych osobowych:

  • zatrudnianych pracowników – w formie ustnej, pisemnej lub mailowej,
  • podmiot przetwarzający – w formie udokumentowanej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Ze względów formalnych i proceduralnych np. w przypadku kontroli administrator powinien mieć potwierdzenie faktu udzielenia upoważnienia swojemu pracownikowi lub podmiotowi przetwarzającemu.

 

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych

Upoważnienie udzielane jest zatrudnianym przez administratora danych osobowych pracownikom.  Zakres przyznanych upoważnień zależny jest przede wszystkim od ilości kategorii przetwarzanych danych, wielkości firmy i kręgu osób mających dostęp do danych osobowych. Panuje zasada, że im węższy dostęp do danych poszczególnych pracowników, tym wyższy stopień bezpieczeństwa ochrony danych. Przykładowo, osoba zajmująca się sprawami kadrowymi nie powinna mieć dostępu do danych osobowych klientów, a osoba zajmująca się sprzedażą nie powinna mieć dostępu do danych osobowych zatrudnionych w firmie pracowników. Decyzje w tym względzie podejmuje administrator danych osobowych. Upoważnienia należy udzielić przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych przez zatrudnionego pracownika, a po przeszkoleniu bądź instruktażu w zakresie zasad obowiązujących w firmie odnośnie ochrony danych osobowych. Informacje o udzielonych upoważnieniach należy na bieżąco zamieszczać w odpowiednim rejestrze zawierającym dane wszystkich aktualnie upoważnionych osób.

 

                                                                                                                      /wzór/

 

Upoważnienie

do przetwarzania danych osobowych

w ......................................................

 

Na podstawie art. .......Ustawy z dnia ......... o ochronie danych osobowych /Dz. U. z 2018 r., poz. ....../ oraz art. 29 RODO /Dz. Urz. UE.L nr 119/ upoważniam Panią/Pana ............................................................................................................

zatrudnioną/zatrudnionego na stanowisku ........................................................... do przetwarzania danych osobowych, których administratorem jest ............................................................ .

 

Zakres upoważnienia:

 

Lp.

Nazwa zbioru danych lub rodzaj i zakres czynności

Zakres uprawnień /dostęp, wprowadzanie, modyfikowanie, udostępnianie, usuwanie  /*/

1.

 

 

2.

 

 

.....

 

 

 

Niniejsze upoważnienie obejmuje przetwarzanie danych osobowych w formie papierowej i /lub/ w systemach informatycznych  /*/.

 

Okres ważności upoważnienia: od ........ do ........../na czas nieokreślony/na czas trwania umowy o pracę   /*/

 

 

                                                                                              ...............................................................

                                                                                                                             Administrator danych osobowych

 

/*/ wybór w zależności od specyfiki firmy    

                                                                                                              

 

                                                                                                          /Wzór/

 

Rejestr osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w .............  /*/

 

Lp.

Imię i nazwisko

Data nadania upoważnienia

Data ustania upoważnienia

Zakres upoważnienia

Login/identyfikator

uwagi

Stanowisko służbowe

Dostęp /nazwy systemów inf., zbiorów do których pracownik ma dostęp

1.

 

 

 

 

 

 

 

2.

 

 

 

 

 

 

 

....

 

 

 

 

 

 

 

 

/*/ rejestr niezbędny w przypadku większej liczby osób upoważnionych do przetwarzania

 

 

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Administrator danych osobowych może w określonych sytuacjach posiadane dane osobowe lub ich część powierzać do przetwarzania innemu podmiotowi zwanemu podmiotem przetwarzającym. Jako przykłady takich sytuacji można podać:

  • obsługa finansowo-księgowa przez biuro rachunkowe,
  • obsługa kadrowa przez firmę szkoleniową zajmującą się sprawami bhp,
  • archiwizacja i niszczenie dokumentacji firmowej przez specjalistyczną firmę,
  • przeprowadzanie badań okresowych pracowników przez specjalistyczny zakład opieki zdrowotnej.

Artykuł 28 RODO stanowi, że jeżeli przetwarzanie danych osobowych ma się odbywać w imieniu administratora tych danych, to powinien on korzystać wyłącznie z usług podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia takich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i  zapewniało ochronę praw osób, których dane dotyczą.

Przetwarzanie danych osobowych przez podmiot przetwarzający musi odbywać się na podstawie umowy przetwarzania danych osobowych, która wiąże administratora danych z podmiotem przetwarzającym. Umowa powierzenia musi zawierać takie podstawowe elementy jak:

  • strony umowy,
  • przedmiot i czas trwania przetwarzania,
  • charakter i cel przetwarzania,
  • rodzaj danych osobowych,
  • kategorie osób, których dane dotyczą,
  • obowiązki i prawa administratora i podmiotu przetwarzającego.

Inne kwestie, które powinny być uregulowane w przedmiotowej umowie to:

  • zobowiązanie podmiotu przetwarzającego do zastosowania adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych do zagrożeń i kategorii danych objętych ochroną,
  • oświadczenie podmiotu przetwarzającego, że systemy informatyczne zastosowane do przetwarzania spełniają wymogi prawa,
  • zobowiązanie podmiotu przetwarzającego do nadania upoważnień osobom przetwarzającym dane osobowe i zapoznanie ich z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych,
  • określenie zakresu pomocy udzielanej administratorowi przez podmiot przetwarzający odnośnie realizacji praw osób, których dane dotyczą,
  • określenie zasad przeprowadzania audytów w podmiocie przetwarzającym,
  • określenie sposobu przekazania administratorowi lub usunięcia powierzonych danych osobowych po zakończeniu świadczenia określonej usługi,
  • zobowiązanie podmiotu przetwarzającego do przetwarzania danych osobowych wyłącznie w celach związanych z realizacją umowy.

Umowa powierzenia danych osobowych może być aneksem do umowy głównej na określoną usługę, bądź też jej częścią.

 

 

                                                                                                          /wzór/

 

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

zawarta w dniu ............. pomiędzy:

_______________________________  (dane podmiotu który umowę zawiera) 

zwany w dalszej części umowy „Administratorem danych” lub „Administratorem”

reprezentowana przez:

______________________________

oraz

_______________________________ (dane podmiotu który umowę zawiera)

zwany w dalszej części umowy „Podmiotem przetwarzającym”

reprezentowana przez:

_______________________________

zwana dalej „umową”

§ 1

Powierzenie przetwarzania danych osobowych

  1. Administrator danych powierza Podmiotowi przetwarzającemu, w trybie art. 28 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (zwanego w dalszej części „Rozporządzeniem”) dane osobowe do przetwarzania, na zasadach
    i w celu określonym w niniejszej Umowie.
  2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z niniejszą umową, Rozporządzeniem oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
  3. Podmiot przetwarzający oświadcza, iż stosuje środki techniczne i organizacyjne w zakresie bezpieczeństwa spełniające wymogi Rozporządzenia.

§2

Zakres i cel przetwarzania danych

  1. Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał, powierzone na podstawie umowy dane osobowe  (należy podać kategorię osób, których dane dotyczą) np. pracowników administratora, pracowników młodocianych, klientów administratora itd. w postaci ……………….. np. imion i nazwisk, adresu zamieszkania, nr PESEL, nr telefonu, itd.
  2. Powierzone przez Administratora  dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający wyłącznie w celu  ……………………….. (należy podać cel przetwarzania danych przez podmiot przetwarzający np. realizacji umowy z dnia …… nr ……… w zakresie prowadzenia kadr, realizacji umowy z dnia …… nr ……… w zakresie obsługi finansowo-księgowej, itd.)

§3

Obowiązki podmiotu przetwarzającego

  1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia.
  2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.
  3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej umowy. 
  4. Podmiot przetwarzający, zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt. b Rozporządzenia, zobowiązuje się zapewnić zachowanie w tajemnicy, przetwarzanych danych przez osoby, które upoważnia do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji niniejszej umowy, zarówno w trakcie zatrudnienia ich w Podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu.
  5. Podmiot przetwarzający po zakończeniu świadczenia usług związanych
    z przetwarzaniem usuwa/ zwraca Administratorowi wszelkie dane osobowe (należy wybrać czy podmiot przetwarzający ma usunąć czy zwrócić dane) oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie. O tym, czy dane osobowe mają być usunięte, czy zwrócone decyduje administrator.
  6. W miarę możliwości Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi
    w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia.
  7. Podmiot przetwarzający po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zgłasza je administratorowi w ciągu ….. (można wskazać np.
    w ciągu 24 h
    do 72 h).

§4

Prawo do kontroli

  1. Administrator danych zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h) Rozporządzenia ma prawo kontroli, czy środki zastosowane przez Podmiot przetwarzający przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia umowy.
  2. Administrator danych realizować będzie prawo do kontroli w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego i z minimum …….. (należy wpisać z ilu dniowym wyprzedzeniem Administrator informuje o kontroli) jego uprzedzeniem.
  3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Administratora danych nie dłuższym niż 7 dni (administrator termin może określić dowolnie).
  4. Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia.

§5

Dalsze powierzenie danych do przetwarzania  /*/

  1. Podmiot przetwarzający może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą umową do dalszego przetwarzania podwykonawcom jedynie w celu wykonania umowy po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Administratora danych. 
  2. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Administratora danych chyba, że obowiązek taki nakłada na Podmiot przetwarzający prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający informuje Administratora danych o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji
    z uwagi na ważny interes publiczny.
  3. Podwykonawca, o którym mowa w §5 ust. 1 Umowy winien spełniać te same gwarancje i obowiązki jakie zostały nałożone na Podmiot przetwarzający
    w niniejszej Umowie.
  4. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora za nie wywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków ochrony danych.

 

 

§ 6

Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego

  1. Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.
  2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora danych o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych określonych w umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych,
    o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania w Podmiocie przetwarzającym tych danych osobowych,
    w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Administratora danych.

§7

Czas obowiązywania umowy

  1. Niniejsza umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia przez czas nieokreślony/określony /*/  od ….. do ….. .
  2. Każda ze stron może wypowiedzieć niniejszą umowę z zachowaniem ……… /*/ okresu wypowiedzenia.

§8

Rozwiązanie umowy

  1. Administrator danych może rozwiązać niniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym,  gdy Podmiot przetwarzający:
  1. pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli nie usunie ich w wyznaczonym terminie;
  2. przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z umową;
  3. powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi bez zgody Administratora danych;

§9

Zasady zachowania poufności

  1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Administratora danych i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej („dane poufne”).
  2. Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratora danych w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika  z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy.

 

 

 

                                                                         §10

Postanowienia końcowe

  1. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze stron.
  2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu cywilnego oraz Rozporządzenia.
  3. Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z niniejszej umowy będzie sąd właściwy Administratora danych (lub Podmiotu przetwarzającego w zależności od postanowień stron).

 

_______________________                                                           ____________________

Administrator danych                                                           Podmiot przetwarzający

 

/*/  należy dostosować do specyfiki firmy i uzgodnień pomiędzy stronami umowy

 

 

 

                                                                                                          /wzór/

 

Rejestr podmiotów zewnętrznych, którym powierzono dane osobowe do przetwarzania /*/

 

Lp.

Nazwa firmy

Zakres świadczonych usług

Numer/ data umowy

Uwagi /np. czas trwania umowy/

1.

 

 

 

 

2.

 

 

 

 

.....

 

 

 

 

 

/*/ rejestr zalecany w przypadku większej liczby umów powierzenia

 

Wiesław Ratajczak






Ankieta

Sfinansowanie dostosowania strony www do wymogów dostępności WCAG 2.1 AA ze środków NIW

Baner dofinaoswanie strony